Paano Magsimula ng Email: 25+ Propesyonal na Pagbati na Gagamitin

How Start An Email 152950

Matutunan kung paano magsimula ng email. Ang pagpapadala ng mga email na may wastong etika sa negosyo ay isang mahalagang bahagi ng pang-araw-araw na propesyonal na buhay. Maaaring ipadala ang mga email sa mga kasamahan, customer, kliyente, at iba pang partido sa labas upang mangalap ng impormasyon o maghatid ng impormasyon. McKinsey Global Institute (MGI) iniulat na 28% ng karaniwang linggo ng trabaho ay ginugugol sa pagbabasa at pagsagot sa mga email. Ibig sabihin, ang mga email ay isang mahalagang paraan ng komunikasyon, tulad ng mga tawag sa telepono at video conference.

Ang isang maayos at maigsi na simula ng isang email ay humihingi ng tugon ng isang mambabasa o tatanggap. Hubspot's Mike Renahan nag-uulat na ang perpektong haba ng isang email ay nasa pagitan ng 50 at 125 na salita. At nagpapatuloy sa pagsasabi na ang mga email na ganito kahaba ay may rate ng pagtugon na higit sa 50%. Ibig sabihin, ang isang mahabang pagpapakilala sa isang propesyonal na email ay maaaring mapanganib na makatanggap ng tugon. Bukod pa rito, ang hindi wastong paggamit ng pagbati ay maaaring magmungkahi ng kakulangan ng karanasan sa pagsusulat ng negosyo.

Inc.com's Jaquelyn Smith nagmumungkahi ng wastong tuntunin sa etiketa sa negosyo para sa pagpapadala ng mga propesyonal na email ay dapat may kasamang malinaw at direktang linya ng paksa. Ang paggamit ng isang propesyonal na email address, kabilang ang isang propesyonal na lagda sa email, paggamit ng mga propesyonal na pagbati, paggamit ng mga tandang padamdam, at upang i-proofread ang bawat mensahe.

puting tarantula panaginip

Paano Magsimula ng Email (Mga Paraan para Magsimula ng Email)

Ang simula ng anumang pagsusulat ng email ng negosyo ay dapat maglaman ng sumusunod:

Isang pagbati.Simulan ang propesyonal na email na may magandang pagbati. Depende sa dahilan o dami ng mga tatanggap ng email, dapat mag-iba ang pagbati. Sa isang pormal na email, gamitin ang ibinigay na apelyido o apelyido ng tatanggap. Sa isang impormal na email, tulad ng isang email sa pagitan ng mga kasamahan, gamitin ang pangalan ng tatanggap. Isang paglipat.Ang pambungad na pangungusap o unang pangungusap ng email. Ito ay maaaring magandang hiling kung ang tatanggap ay hindi nakatanggap ng email mula sa tatanggap sa loob ng mahabang panahon. Halimbawa, Hope you have a great weekend. O gumamit ng paalala kung paano konektado ang tatanggap at nagpadala. Halimbawa, sana ay natatandaan mong nakilala mo ako sa XOXO Conference noong 2018. Dahilan sa pagsulat.Panatilihing maigsi ang email at gamitin ang panimula ng email upang ipaalam sa mambabasa ang dahilan ng pagsulat at layunin ng email. Pangwakas na pananalita.Magpasalamat at isara ang email.

Ito ang istraktura ng isang propesyonal na email. At ang pagwawalang-bahala sa anumang bahagi ng ay maaaring magdulot sa iyo ng oras, pagsisikap, at posibleng pag-asam para sa iyong negosyo.

Tiyaking:

I-spell nang tama ang mga pangalan.I-spell nang tama ang mga pangalan ng lahat ng tatanggap na naka-address sa email. Gumamit ng spell-check.Ang isang email na may hindi wastong spelling at grammar ay maaaring magmukhang hindi propesyonal at kulang sa pangangailangan ng email sa mambabasa. Gumamit ng aktibong pagsulat ng istilo ng boses.Gumamit ng aktibong pagsulat ng istilo ng boses. Ito ay isang propesyonal, pormal, at direktang tono para sa mambabasa. Maging may kaugnayan.Tandaan kung sino ang mga tatanggap, at ang intensyon ng email. Gumawa ng malinaw na pananalita na madaling tumugon ang madla.

Samahan ito ng maikling body paragraph, closing paragraph, at email na nagtatapos sa pagsulat ng isang epektibong propesyonal na email. Ang pagsisimula ng isang liham ng negosyo ay isang katulad na kasanayan. At dapat may kasamang pagbati (o pagbati ), isang introduction paragraph, isang body paragraph, isang closing paragraph, at isang propesyonal na sign-off.

Pro tip: Bigyang-pansin ang maliliit na detalye sa email. Iyong greeting style. Kung dapat mong gamitin ang 'Dear Ms' o 'Dear Mrs.' Malaki ang epekto ng mga ito sa pangkalahatang impression ng mga email ng negosyo.

Listahan ng Pagbati sa Email

Isang email na pagbati (o pagbati to be precise) ay ginagamit sa isang liham o iba pang nakasulat o di-berbal na nakasulat na komunikasyon. Ang pinakakaraniwang paraan ng pagbati sa wikang Ingles ay Dear, na sinusundan ng ibinigay na pangalan o titulo ng tatanggap.

Kapag pumipili ng pagbati, palaging pinakamainam na tawagan ang tatanggap sa pamamagitan ng pangalan sa halip na gumamit ng generic na pagbati. Ang paggamit ng pangalan ng tatanggap (o pangalan ng tao) ay nagpapahiwatig na ang email ay para sa tatanggap. Maaaring gamitin ng pormal na pagbati ang pangalan ng tatanggap. Sa halip na gamitin ang kanilang unang pangalan, gumamit ng apelyido o apelyido na pinauna ni Mr, Miss, o Mrs.

Kapag nag-email sa isang tao:

turkey giblet gravy recipe mula sa drippings

• Kumusta [Pangalan],
• Magandang umaga [Pangalan],
• Magandang hapon [Pangalan],
• Kamusta [Pangalan],
• [Pangalan],
• Minamahal na G./Mrs [Apelyido],
• Salamat sa pakikipag-ugnayan,

Upang gamitin kapag sumusulat sa higit sa isang tao:

nangungunang sampung ideya ng regalo para sa mga kapitbahay

• Kumusta ang lahat,
• kumusta sa lahat,
• Magandang umaga,
• hapon,
• Magandang gabi,
• Kumusta,
• Hi team,
• lahat,

Kapag nagsusulat ng hindi kilalang tatanggap:

• Kumusta [Pangalan ng Koponan],
• Minamahal na [Titulo ng Trabaho],
• Mahal na CEO,
• Kamusta Hiring Manager,
• Kumusta,
• pagbati,
• Kamusta,

Ang isang maayos na pagbati sa email ay dapat na ipares sa isang pormal na istilo ng pagsulat ng talata ng katawan. Kapag nagsusulat ng pormal na liham, liham pangnegosyo, o propesyonal na email, gumamit ng aktibong pagsulat ng istilo ng boses. grammarly.com tumutukoy sa aktibong boses bilang pagkakaroon ng malakas, direkta, at malinaw na tono. Ang pormal na pagsulat ay dapat palaging gamitin sa mga liham pangnegosyo.

Kasama sa mga sulat sa negosyo ang pag-email sa mga kasamahan, pagsusulat ng email sa isang kliyente (o potensyal na kliyente), pagsusulat ng mga legal na email (o mga liham), kapag nagsusulat ng mga email na may mga pangnegosyo o propesyonal na email address (isang pangkaraniwang pormal na setting), o kapag gumagawa ng liham pangnegosyo (isang cover letter, liham ng rekomendasyon o sangguniang liham). Kabilang dito ang pagsusulat ng isang email na mensahe na sa ngalan ng isang negosyo (bilang isang empleyado).

Ang mga impormal na email ay isang email na ipinadala sa pagitan ng mga kaibigan, na hindi nagtutulungan. Halimbawa, isang email sa isang malapit na kaibigan tungkol sa mga oras ng hapunan.

Mga Halimbawa ng Pagsisimula ng isang Email

Kapag nagpapadala ng pangkalahatang propesyonal na email sa unang pagkakataon:

Mahusay para sa unang beses na pagsusulatan. At pangkalahatang pangangailangan sa negosyo. Mahusay kapag alam mo ang pangalan ng tatanggap.

Kapag nag-a-apply para sa isang trabaho:

Kapag nag-iskedyul ng pulong:

Pagkatapos ng isang pulong:

Kapag nagpapakilala ng mga bagong kasamahan sa koponan:

Kapag tumatanggap ng alok sa trabaho:

Para sa kapag tumutugon sa isang grupo:

Upang gamitin kapag nagpapakilala sa iyong sarili:

Kapag nagpapadala ng email newsletter:

Kapag nagpapadala ng email marketing o email campaign:

Ginagamit kapag nagpapadala ng malamig na email:

Minsan ay tinutukoy bilang isang 'outreach email.'

Kapag nagsusulat ng welcome email:

Para sa pagsusulat at email sa isang propesor o guro:

Kapag nagsusulat ng email sa isang superbisor, manager, o boss:

Tutuldok o Kuwit Pagkatapos ng Pagbati

Kapag nagsusulat ng pormal na liham, mayroong tatlong opsyon para sa bantas na gagamitin pagkatapos ng pagbati. Isang tutuldok, kuwit, at isang em dash (—). Ang paggamit ng kuwit ay pinakakaraniwan sa wikang Ingles. Mukhang ganito:

dulce de leche sa isang lata

Habang ang colon ay ganito ang hitsura:

Parehong mga katanggap-tanggap na paraan ng paghihiwalay ng pagbati mula sa unang talata o pambungad na talata. Katanggap-tanggap sa isang business letter, cover letter, o ibang pormal na sulat. Ang hindi wastong paggamit ng separator ay isang maliit na pormalidad ngunit isang pangunahing tagapagpahiwatig para sa mambabasa. Halimbawa, sa isang aplikasyon ng trabaho, maaaring ipahiwatig nito sa mambabasa na ang may-akda ay may mahinang kasanayan sa pagsulat ng pandiwa. Gamitin ang alinman sa kuwit o semicolon kapag nagpapasya sa pagitan ng mga bantas na separator.

Email Pagbati na Iwasan

Iwasan ang mga karaniwang ginagamit na linya ng pagbati sa email kapag nagsusulat ng mga pormal na email:

Kung Kanino Ito Nababahala:Ang paggamit ng 'kung kanino ito maaaring may kinalaman' ay walang personalidad, pagpapasadya, at isang pagpipilian na huwag maglaan ng oras sa pagsasaliksik sa pangalan ng tatanggap. mahal na ginoo o ginang :Ang paggamit ng 'Mahal na ginoo o ginang' ay itinuturing na hindi magandang asal sa negosyo. Dahil ito ay nagpapahiwatig na ang pangalan ng tatanggap ay hindi kilala at maling nagmumungkahi ng isang ginustong kasarian ng tatanggap. Sana Mahanap Ka ng Email na Ito : Isang generic na pagbati na ginagamit kapag hindi alam ang pangalan ng tatanggap. Ang generic na pagbating ito ay maaaring mag-trigger ng teknolohiya sa pag-filter ng spam ng mga email reader. Hey/Yo/What's Up:Ang mga ito ay magiging isang impormal na pagbati. At hindi nagmumungkahi ng isang propesyonal na email. Kasama sa mga variation ng mga impormal na pagpapakilalang ito ang Hey guys o What's up guys!

Paano Sumulat ng isang Propesyonal na Email

Narito kung ano ang dapat isaalang-alang kapag nagsusulat ng isang propesyonal na email.

banal na awa ikasiyam na araw 1

Isaalang-alang ang target na madla

Pinakamainam na isaalang-alang ang target na madla at tatanggap ng email. Isipin kung sino sila, kung ano ang gusto nila, kung ano ang maaaring inaasahan nilang basahin, o kung ano ang gusto nilang basahin. Ang pagtatanong sa mga tanong na ito ay maaaring matiyak na ang isang mas maikling email ay ginawa at pinapataas ang mga pagkakataon na ang email ay matutugunan. Mahalagang magsulat ng email na may maikli, may-katuturang nilalaman gamit ang mga simpleng salita at parirala.

Ang pagsasanay na ito ay empatiya. Kung nagsusulat ng email sa isang kliyente o customer, isaalang-alang ang kasanayang ito kapag nagsusulat ng email. Siguraduhing isaalang-alang kung para kanino ka sumusulat ng email.

Iwasang magsulat sa grupo

Karaniwang pagkakamali ang sumulat ng 'Reply All' na email ngunit sumulat lamang sa isang tao sa grupo. Ipagpalagay natin na ang email ay isang personal na mensahe. Pagkatapos ay natanggap ng lahat ng iba pang mga tatanggap ng email ang mensahe. Ang pagkilos na ito ay maaaring lumikha ng isang bahagyang 'nakakahiya' na senaryo para sa lahat ng kasangkot. Isaalang-alang kung sino dapat ang email at i-double-check na hindi mangyayari ang isang 'Reply All' na aksidente.

Gumamit ng aktibong istilo ng pagsulat ng boses

Aktibong pagsulat ng istilo ng boses ay ang pagkakaroon ng 'malakas, direkta, at malinaw na tono.' Ang mas malinaw at tiyak na isang email na mensahe, mas mabuti.

Magkaroon ng layunin

Ang email ay dapat may layunin. Kung sumusulat man ng email na gagamitin sa isang listahan ng email (para sa mga layunin ng marketing) o pagsulat ng email para sa isang propesyonal na aplikasyon sa trabaho. Isaalang-alang ang layunin ng email at tiyaking mayroong malinaw na 'call to action' sa email. Ang email ay dapat maglaman ng impormasyon, mga insight, at mga tanong na nagpapatugon o nakikipag-ugnayan sa tatanggap sa email.

Gawing malinaw ang intensyon ng email

Gamit ang kaunting salita hangga't maaari, sumulat ng malinaw na mensahe. Gamitin ang pambungad na linya upang ipakita ang layunin ng mensahe. Ang isang malinaw na mensahe sa email ay may mas mataas na posibilidad na makatanggap ng tugon. Pag-isipang mabuti kung paano maaaring bigyang-kahulugan ng tatanggap ang mensahe at tiyaking may malinaw na intensyon sa likod ng tungkol sa email. Suriin ang katawan ng email para sa mga isyu sa grammar. At ang pagbati. Ang isang maling spelling ng pangalan, halimbawa, ay maaaring makasama.

Simulan ang email gamit ang impormasyon

Pinakamainam na 'cut to the chase' gamit ang isang email. Kunin ang layunin ng email sa lalong madaling panahon. Ipaalam sa mambabasa ang impormasyong kanilang hiniling. O ipunin ang naaangkop na impormasyon mula sa kanila. Maliban kung ito ay hindi gaanong pormal na email, i-pack ang katawan ng email ng impormasyong kailangan ng tatanggap.

Maging tapat

Ang kabaitan ay mahusay na tinatanggap pagdating sa mga mensaheng email. Isaalang-alang kung paano maaaring magkaroon ng maling interpretasyon ang isang parirala o salita. Tiyaking isaalang-alang ang pagkakataon sa maling interpretasyon bago ito ipadala.

Magsabi ng maganda sa dulo

Magsabi ng magandang bagay sa dulo ng email. Salamat sa kanilang oras at ipakita ang pagpapahalaga sa kanilang pagtugon sa email o kahilingan sa loob ng email.

Isaalang-alang ang oras na ginugol sa pagbabasa ng email

Kung sumusulat ng mahabang email, isaalang-alang ang oras na aabutin para magbasa. Isaalang-alang kung ano ang orihinal na layunin ng email at kung maaari nitong bawasan ang bilang ng salita. Ang isang mahabang email, habang kung minsan ay kinakailangan, ay may isang matarik na tanong: oras. Kung mahalaga ang email at mahalagang basahin ng tatanggap ang email sa kabuuan nito, isaalang-alang ang haba ng email.

Huwag kalimutan ang isang mahusay na linya ng paksa

Ang linya ng paksa ng email ay dapat na nakaayon sa layunin ng email. Tiyaking simple, malinaw, at maikli ang linya ng paksa. Kung mas maikli ang linya ng paksa ng email, mas mataas ang posibilidad na buksan ng tatanggap ang email. Tiyaking i-coordinate ang layunin, impormasyon, o 'nagtatanong' sa email sa linya ng paksa.