Propesyonal na Administrative Assistant Job Description (2022)

Professional Administrative Assistant Job Description 1521478

Libreng administrative assistant job description template. Kung minsan ay tinutukoy bilang isang 'admin assistant,' o 'administrative aide,' ang isang Administrative Assistant ay tumutulong sa isang administratibong propesyonal sa pananatiling organisado at pagkumpleto ng mga tungkulin upang sila ay makapag-focus sa mas advanced na mga responsibilidad.

Kasama sa kanilang mga responsibilidad ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong sa mga administrador, pagtanggap ng mga bisita sa opisina, at paghahanda ng mga papeles para sa kanila.

Liham na Sanggunian sa Akademikong (4)

Mangyaring paganahin ang JavaScript

Liham na Sanggunian sa Akademikong (4)

paglalarawan ng trabaho sa administrative assistant

st. erasmus

Deskripsyon ng trabaho sa administratibong assistant

Para sa mga naghahanap ng trabaho at employer:

Kasama sa mga gawain at tungkulin ng administratibong katulong ang pagbibigay ng suportang pang-administratibo upang matiyak na maayos na tumatakbo ang lugar ng trabaho. Sinusuportahan ang mga tagapamahala at manggagawa na may hanay ng mga responsibilidad sa organisasyon at komunikasyon.

Ang mga katulong sa pangangasiwa ay namamahala sa sensitibo at lihim na impormasyon. Pamilyar sa malawak na hanay ng mga konsepto, pamamaraan, at proseso sa lugar.

Kakayahang makipag-ugnayan nang epektibo sa pamamagitan ng telepono at email upang matiyak na ang lahat ng mga gawain sa Administrative Assistant ay naisasagawa nang maayos, may mataas na kalidad, at nasa iskedyul. Ang mga pagsisikap ng iba ay maaaring pangunahan at pangunahan mo.

Upang magplano at makamit ang mga layunin, umasa sa iyong kadalubhasaan at paghatol, at asahan ang maraming pagkamalikhain at latitude. Ang isang manager o ang pinuno ng isang yunit/kagawaran ay karaniwang ang taong kanilang inuulat.

Mga tungkulin ng katulong na administratibo

Mga responsibilidad sa administratibong katulong:

Sagutin ang mga tawag.
Ayusin at mag-iskedyul ng mga pagpupulong. Mag-iskedyul ng mga appointment.
Subaybayan ang iyong mga contact.
Gumawa at mamahagi ng mga memo, liham, fax, at form para sa pagsusulatan.
Tumulong sa paggawa ng mga ulat na dapat bayaran nang regular.
Lumikha at panatilihin ang isang file system.
Bumili ng mga gamit sa opisina.

Gumawa ng mga kaayusan sa paglalakbay, pagpapareserba sa restaurant, at mag-book ng mga flight.
Pangasiwaan ang mga pamamaraan sa opisina.
Pagkumpleto ng mga kinakailangan sa preventive maintenance.
Ang mga ulat sa gastos ay dapat isumite at ipagkasundo.
Nagsasagawa ng pananaliksik at bumubuo ng mga presentasyon.
Gumawa ng mga ulat.
Pamahalaan ang ilang mga hakbangin.
Maghanda at subaybayan ang mga invoice.
Tiyakin ang mahusay na operasyon ng lahat ng kagamitan sa opisina.
Magbigay ng impormasyon, mga pagkakataong pang-edukasyon, at mga posibilidad para sa paglago ng karanasan sa mga administratibong tauhan.
Kumpletuhin ang mga pangangailangan sa pag-iwas sa pagpapanatili, tumawag para sa pag-aayos, subaybayan ang mga imbentaryo ng kagamitan, at suriin ang mga bagong kagamitan at pamamaraan upang matiyak ang operasyon ng kagamitan.
Panatilihin ang imbentaryo ng supply sa pamamagitan ng pagsubaybay sa stock upang masuri ang antas ng imbentaryo, paghula ng mga kinakailangang supply, at paggawa at pagpapabilis ng mga order ng supply. kasabay ng paghahatid ng mga materyales
Dumalo sa mga kursong pang-edukasyon, magbasa ng mga propesyonal na publikasyon, bumuo ng mga personal na network, at sumali sa mga propesyonal na organisasyon upang panatilihing napapanahon ang iyong propesyonal at teknikal na kaalaman.
Ang pag-file, pag-type, pagkopya, pagbubuklod, pag-scan, at iba pang mga gawaing pang-administratibo ay ginagawa.
Maghanda ng mga liham at email sa ngalan ng iba pang miyembro ng opisina.
Magpareserba para sa mga conference call, kwarto, taksi, courier, at motel, bukod sa iba pang mga bagay.
Kung kinakailangan, takpan ang reception counter.
Panatilihing napapanahon ang mga computer at manu-manong sistema ng pag-file.
Pananagutan sa pagpapanatili ng mga imbentaryo ng kagamitan.
Lutasin ang anumang mga problemang pang-administratibo para sa pagkuha ng mga manager, executive, at staff.
Sumagot at direktang mga tawag sa telepono.
Ayusin ang mga appointment book.
Tumulong sa paggawa ng mga regular na nakaiskedyul na ulat.
Bumuo, lumikha at panatilihin ang isang file system.
Pamahalaan ang mga iskedyul ng iyong mga empleyado.
Panatilihin ang tumpak na mga talaan ng bakasyon ng empleyado.
Ang pag-aayos sa mga kagamitan sa opisina ay dapat na magkakaugnay.
Magpatupad ng mga administratibo at klerikal na pamamaraan.
Samahan ang mga senior staff sa restaurant booking.
Ang pag-file, pag-type, pagkopya, pagbubuklod, pag-scan, at iba pang mga tungkuling administratibo ay ginagampanan.

Nagbibigay ng impormasyon, mga pagkakataong pang-edukasyon, at mga pagkakataon para sa karanasang paglago sa mga administratibong kawani.
Isagawa ang mga prosesong klerikal at administratibo.

Mga kinakailangan sa administratibong katulong

Ang isang matagumpay na kandidato ay dapat magkaroon ng mga sumusunod:

Kinakailangan ang isang diploma sa mataas na paaralan o katumbas.
Ang bachelor's degree o associate's degree sa Business Administration, Communications, o Marketing ay isang plus.
Karanasan bilang isang sekretarya o katulong na may napatunayang track record.
Ang pag-unawa sa mga sistema at proseso ng pamamahala ng opisina ay kinakailangan.
Napakahusay na pamamahala ng oras at mga kakayahan sa multitasking, pati na rin ang kakayahang unahin ang mga gawain.
Mga kakayahan sa detalye at paglutas ng problema.
Mahusay na kakayahan sa komunikasyon, parehong nakasulat at tinig.
Malakas na kasanayan sa pagpaplano at pag-oorganisa.
Napakahusay na mga kasanayan sa pamamahala ng oras.
Marunong sa Microsoft Office Suite (MS Office) (Microsoft Excel, Microsoft Word).
7 taong karanasan sa larangan o katulad na larangan ay kinakailangan.
Magalang at propesyonal na mga kasanayan sa komunikasyon.

Mga kasanayan sa administratibong katulong

Ang isang Administrative Assistant ay dapat magkaroon ng malawak na hanay ng mga kasanayan at sertipikasyon upang maisakatuparan ang kanilang iba't ibang mga responsibilidad.

Ang Administrative Assistant ay kadalasang isang tungkulin ng suporta, na nangangahulugan na ang komunikasyon at paggawa ng desisyon ay kritikal.

Ang mga sumusunod ay ilan sa mga partikular na kasanayan na dapat taglayin ng lahat ng katulong na pang-administratibo:

Ano ang ginagawa ng isang administrative assistant?

Ang mga Administrative Assistant ay karaniwang ginagamit ng mga negosyo upang pangasiwaan ang mga ordinaryong at advanced na gawain na ginagawa ng ibang mga eksperto.

Nakikipagtulungan sila sa Mga Administrator at iba pang manggagawa upang ayusin ang mga file, gumawa ng mga liham, at mag-compile ng mga ulat at papel.

Ang kanilang trabaho ay nangangailangan ng iba't ibang mga tungkulin sa klerikal, tulad ng pamamahala ng mga kalendaryo, pag-uuri ng mail, at pagbuo ng mga bayarin. Maaari din silang mamahala sa pagpaplano ng kaganapan pati na rin sa pag-setup at pagpapatupad ng pulong.

Mga inaasahan sa suweldo

Ang mga katulong na administratibo ay maaaring kumita ng disenteng pamumuhay, lalo na habang umuunlad ang kanilang mga karera.

Bagama't ang panimulang kompensasyon ng bagong Administrative Assistant sa antas ng secretary ay maaaring kasing baba ng .25 kada oras, ang karaniwang Administrative Assistant sa United States ay kumikita ng .42 kada oras.

Ang mga Executive Administrative Assistant na may malawak na edukasyon at karanasan ay maaaring kumita ng hanggang .25 kada oras sa itaas ng sukat ng suweldo.

Edukasyon at pagsasanay

Ang isang Administrative Assistant ay dapat may diploma sa mataas na paaralan o GED bilang isang minimal na antas ng edukasyon. Ang pagsasanay sa mga lugar na ito ay maaari ding ibigay sa pamamagitan ng mga pansamantalang ahensya.

Ang mga kurso sa pagpoproseso ng salita at pangkalahatang pagpapatakbo ng opisina ay makukuha sa mga bokasyonal na paaralan at mga kolehiyong pangkomunidad para sa mga indibidwal na bagong labas ng high school at maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang.

espirituwal na kahulugan ng pagkibot ng kanang mata

Ang mga Administrative Assistant na may bachelor's degree ay mas may trabaho dahil sila ay nakikitang may mas mahusay na pag-aaral na kinabibilangan ng pagsusulat at matematika, na parehong mahalagang kasanayan sa trabaho.

Mga kinakailangan sa karanasan

Bagama't hindi kailangan ang dating karanasan para sa pagtatrabaho bilang Administrative Assistant, maraming kumpanya ang gumagalang dito.

Ito ay dahil maraming manggagawa sa opisina ang nakakakuha ng kanilang mga pangunahing kakayahan sa pamamagitan ng on-the-job na pagsasanay, at ang isang mahabang kasaysayan ng pagtatrabaho sa iba't ibang negosyo ay maaaring magpakita ng pagiging mapagkakatiwalaan, responsibilidad, at mayroon kang mga kinakailangang kasanayan.

Ang pagsisimula bilang isang sekretarya at pagtatrabaho sa iyong paraan ay nagpapakita ng mas mataas na pag-unlad ng kasanayan at debosyon.

Ang mga matagumpay na kandidato para sa posisyong ito ay karaniwang sumusulong sa pagtulong sa mga pinuno ng mas mataas na antas (minsan bilang Executive Assistant), pamamahala ng iba pang administrative assistant, o nagtatrabaho bilang isang office manager.